De eerste fysieke hindernis die ongewenste bezoekers van uw woning of bedrijf

tegenkomen zal in veel gevallen de toegangsdeur zijn.

Er bestaat een groot scala aan mogelijkheden om uw toegangsdeur op een efficiënte manier te beveiligen, zoals

• een kleefmagneet,
• een driepuntsluiting,
• een e-cilinder en e-beslag,
• een paslezer.

Daarnaast kunt u werken met een irisscan of vingerscan of een NFC tag. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden die bij uw bedrijf of woning passen.

Het is van het allergrootste belang dat, als u kiest voor een toegangssysteem met sleutels, u ook goed nadenkt over een goed sleutelbeheer. Wat is immers de waarde van een slot als de sleutels waarmee ze bediend kunnen worden rondslingeren en voor ongewenste bezoekers zo voor het grijpen liggen en bijvoorbeeld bij binnenkomst gelijk zichtbaar zijn. Zorgvuldig sleutelbeheer is daarom van groot belang.
Het doel van het sleutelbeheer is de risico’s die gebruik en misbruik van sleutels met zich meebrengen, op een aanvaardbaar niveau te brengen en te houden. Wij adviseren dan ook om over de volgende punten goed na te denken. Het uitgangspunt hoort te zijn dat er geen enkele fysieke sleutel, van de met name kritische en dus vitale ruimten, circuleren c.q. de locatie kan verlaten. Zodoende wordt het dupliceren van de sleutels en het onbevoegd gebruik zoveel mogelijk beperkt. Om de kosten en risico's van het sleutelbeheer te beperken biedt Smart Techniek het systeem van Salto KS. 

Om verantwoord met een sleutelplan kost dat veel tijd en geld. Om deze reden dienen verschillende maatregelen getroffen te worden om een sleutelplan efficient en veilig te houden.

Organisatorische maatregelen

Stel de verantwoordelijkheden rondom het sleutelbeheer vast en beschrijf deze:

• wie mogen de sleutels en onder welke omstandigheden gebruiken?
• wie benoemt en stelt de kwaliteitseisen van de sloten en sleutels vast?
• wie verzorgt de inkoop van de sleutels en de daarbij behorende sloten?
• wie draagt zorg voor de wijze van bewaren en plaatsen van het ingekochte materiaal?
• wie draagt zorg voor het fysieke beheer, inname en afgifte van de sleutels?
• wie controleert de aanwezigheid van de sleutels en het juiste gebruik hiervan?
• wie stelt de sleutelprocedures vast en draagt zorg voor de procesbeschrijving?
• wie draagt zorg voor het sleutelplan voor het deugdelijk en veilig bewaren en gecontroleerd gebruik van de sleutels?

Stel een sleutelverklaring op met daarin duidelijke afspraken over sleutelgebruik

• leg de beschrijving van de controle, het sleutelbeheer en het sleutelgebruik vast in een bewakingsplan;
• stel procedures op voor de controle op het sleutelbeheer, de verstrekking en inname van de sleutels en de wijze van communicatie naar de gebruikers;
• zorg dat bij uitreiking van persoonlijke sleutels tevens voor ontvangst wordt getekend;
• stel een sleutelverklaring op met daarin de do’s en dont’s rondom sleutelgebruik;
• stel een sanctioneringbeleid op in geval van nalatigheid.

Maak duidelijk dat bij afgifte van sleutels:

• bekend is door wie en aan wie de desbetreffende sleutel ter beschikking is gesteld;
• de identiteit en bevoegdheid van de ontvanger van de sleutel is geverifieerd;
• vastgelegd is op welke datum en tijd deze is afgegeven;
• de handeling en controles schriftelijk in een rapportage zijn vastgelegd. bij ontvangst;
• vastgelegd is op welke datum en tijd de sleutel retour gekomen is;
• de identiteit en bevoegdheid bij retournering conform de verstrekking is gecontroleerd is of het de juiste en authentieke sleutel betreft;

Zorg voor controlemomenten op vastgestelde tijden (bijvoorbeeld per kwartaal) en check of de afspraken rond sleutelgebruik nageleefd worden.

• De naleving van de bij afgifte en ontvangst genoemde maatregelen.
• Aftekenlijst voor ondernomen acties en/of activiteiten binnen de vitale ruimten.
• Controle op plaatsing sloten en beheer sleutels (specifiek tijdens (ver)bouwperiode).
• Aanwezigheidscheck van de sleutels buiten kantoortijd.
• Controle, verstrekking en inname periodiek door interne auditor laten toetsen.
• Controle, verstrekking en inname periodiek door externe auditor laten toetsen.
• Informeer betrokkenen schriftelijk over de controlemogelijkheden, frequenties en methodieken (zo wordt voldaan aan specifieke privacywetgeving wat een onrechtmatige daad kan voorkomen en het heeft ook een preventieve werking).
  
  

Bouwkundige maatregelen

• Zorg voor een deugdelijke compartimentering van vitale ruimten.
• Zorg voor afdoende braakwerende en brandwerende muren, deuren, plafonds en vloer (attentie voor inbraakwerendheid, certificatie- en keuringsmerken).
• Zorg ervoor dat de muren aaneengesloten zijn met vloeren en plafonds bij vitale ruimten en let daarbij ook op kruipruimten en vloerluiken.
• Zorg voor goed braakwerend hang- en sluitwerk (attentie voor inbraakwerendheid en certificatie- en keuringsmerken)
• Zorg voor een deugdelijke braakwerende beglazing (al dan niet met behulp van folie, enz.).Houd rekening met de wettelijke kaders specifiek waar het gaat om de veiligheid voor personen (vluchtwegen, toegankelijkheid hulpdiensten, enz.).

Elektronische maatregelen

• Plaats gescheiden elektronische detectiemiddelen binnen zeer vitale ruimten (extra ruimtedetectoren, CCTV, enz.).
• Zorg voor een adequate registratie en doormelding van de detectie- c.q. alarmmeldingen (beeldvastlegging, centrale meldkamer of PAC).

Het kost veel tijd en geld om een sleutelbeheerplan op orde te houden. Als Smart Techniek en automatisering werken wij sinds het begin van 2018 met producten van Salto en zijn er ook dealer van. Met de Salto KS oplossing is er met één druk op de knop een gebruiker/deur/groep geblokkeerd.                                                         

Salto KS maakt toegangscontrole een eenvoudige en veilige oplossing voor retail voor het beheer van sleutels, gebruikers en deuren op verschillende locaties vanuit één platform, zowel op het web als via de app op de smartphone.

Salto KS is het neusje van de zalm als het om toegangscontrole gaat. Dit systeem bevat alles dat u nodig heeft om uw bedrijf van uitstekende toegangscontrole te voorzien. 

U kunt controleren wie uw bedrijf in- en uitgaat en ook binnen uw bedrijf kunt u bepaalde ruimtes, afdelingen of etages toegankelijk maken of afsluiten voor bepaalde groepen medewerkers. U kunt het systeem in principe toepassen op iedere deur en de toegang tot op de medewerker nauwkeurig reguleren. De kamer van de directeur of de ruimte waar de personeelsdossiers worden bewaard maakt u toegankelijk voor de personen die daartoe voor het uitoefenen van hun werkzaamheden bevoegd zijn.

Uw smartphone wordt door middel van de smartphone Salto KS app voor de iphone en android toestellen onderdeel van het systeem. Zodat u wereldwijd vanaf iedere locatie waar u wifi of mobiel internet heeft toegangsbeheer kunt uitvoeren, gebruikers kunt blokkeren/ deblokkeren en gebeurtenissen kunt zien.

Mocht u nog geen wifi hebben: dit is zelf aan te leggen, maar door instellingen te wijzigen zijn er veel betere resultaten haalbaar. Ons advies zijn de onderstaande producten. Dit zijn niet de goedkoopste, maar daar is ook een reden voor.